Activeren GDPR/AVG

Activeren GDPR/AVG

We hebben voor alle CATS accounts het aantal email credits voor de maand mei verhoogd met 50.000. Dit zal voor de meeste accounts genoeg zijn. Neem contact met ons op indien het totaal van kandidaten + contacten meer is dan 50.000. Verstuur je verzoeken dan ook voor 31 mei 2018 via CATS indien je gebruik wil maken van deze credits. Deze credits kunnen niet meegenomen worden naar de maand juni.
Om de GDPR/AVG features te activeren ga je naar Instellingen –> administratie –> GDPR (je dient administrator rechten te hebben om dit te kunnen activeren).

 

1. Je dient nu de url in te geven waar het privacy statement gevonden kan worden op de jouw website. Zonder deze url is het niet mogelijk om GDPR te activeren.

Bij iedere kandidaat en contactpersoon is nu een GDPR blok zichtbaar waar de status wordt weergegeven. Zichtbaar is de huidige status en wanneer deze is gegeven. Er zijn 3 meldigen mogelijk.
A. Toestemming (de persoon heeft expliciet toestemming gegeven voor data opslag en verwerking)
B. Geen Toestemming (de persoon heeft expliciet GEEN toestemming gegeven voor data opslag en verwerking) Je dient alle data over deze persoon binnen 1 maand te verwijderen.
C. Onbekend (er is nog geen verzoek gedaan, danwel dat er nog geen reactie is gegeven door de persoon)
De “copy consent link” is de link welke je kan copy/pasten in een email programma om een enkele persoon om toestemming te vragen voor gegevens opslag. “Download profile as CSV” bevat de persoonsgegevens welke je aan een persoon kan geven indien deze om inzage vraagt.
Bij het kandidaten/contactpersonen overzicht kunnen 3 extra kolommen worden weergegeven. Klik op “Kolom” en zet een vinkje voor de GDPR velden om deze te tonen in het overzicht. De “GDPR reactie datum” is de datum dat de persoon aan wie het verzoek is verzonden voor data opslag heeft gereageerd.
Je kan alle huidige kandidaten en contactpersonen een email verzenden met het verzoek om toestemming te geven voor data opslag en verwerking. Het beste kan je hiervoor een template aanmaken. Maak twee templates aan. Een voor kandidaten en een voor contactpersonen.
Om een template te maken ga je naar Activiteiten –> verstuur email
Maak je eigen tekst of gebruik onderstaande voorbeelden.

voorbeeld tekst voor kandidaten.

Beste %FIRST_NAME%,

Jouw gegevens zijn bij ons opgeslagen omdat je eerder bij ons hebt gesolliciteerd. Om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn is het van belang dat wij jouw persoonlijke gegevens mogen opslaan en verwerken.

Wij hebben hiervoor dan ook jouw toestemming nodig. Deze toestemmimg kan je geven via onderstaande link. Je kan de gegeven toestemming altijd weer intrekken wanneer jij wenst.

Als je geen toestemming geeft of de gegeven toestemming in de toekomst weer intrekt dan zijn we verplicht om alle verzamelde persoonsgegevens binnen 1 maand te verwijderen.

%CANDIDATE_CONSENT_URL%

Met vriendelijke groet,

 


voorbeeld tekst voor contactpersonen.

 


Beste %FIRST_NAME%,

Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn hebben wij persoonlijke gegevens van jou opgeslagen. Dit in het kader van sollicitatie procedures met de door ons aangeboden kandidaten.

In het kader van de GDPR/AVG is het belangrijk dat jij toestemming geeft voor verdere opslag en verwerking van huidige en toekomstige sollicitatie procedures. Deze toestemmimg kan je geven via onderstaande link. Je kan de gegeven toestemming altijd weer intrekken wanneer jij wenst.

Als je geen toestemming geeft of de gegeven toestemming in de toekomst weer intrekt dan zijn we verplicht om alle verzamelde persoonsgegevens binnen 1 maand te verwijderen.

%CONTACT_CONSENT_URL%

Met vriendelijke groet,

 


Je kan een bulk email naar alle kandidaten/contacten verzenden op de volgende manier.

  1. klik op kandidaten of contacten
  2. klik op de “acties” knop en selecteer email. (het aantal kandidaten/contacten wordt als getal getoond)
  3. Het email venster opent zich. Selecteer nu jouw opgeslagen GDPR template.
  4. Verstuur de email

Zodra de ontvanger op de link klikt, dan krijgt deze onderstaand scherm te zien. Bij “CATS Demo Account” wordt jouw bedrijfsnaam getoond.

Indien de persoon toestemming geeft dan zal deze per email de gemaakte keuze moeten bevestigen. (double opt-in)
Heb je zelf een email toepassing welke je liever gebruikt in plaats van de CATS email templates? Je kan van alle kandidaten/contacten ook de unieke “consent url” exporteren naar ecxel/csv en deze weer importeren in een andere applicatie.
We zullen de aankomende periode de GDPR functie verder uitbreiden. O.a. een instelling voor de consent periode zal worden toegevoegd. Binnen Europa zijn hier diverse richtlijnen over. In Nederland is dit 1 jaar. In Belgiƫ 2 jaar.
/ Algemeen Nieuws / Tags: ,